L’amministrazione del personale è un’attività cruciale per un’azienda. Gestire on boarding, cessazioni, competenze, variazioni anagrafiche mensili, turni e presenze può essere molto complesso, soprattutto per realtà con decine di persone: esistono diversi strumenti che possono essere utilizzati per semplificare e automatizzare le cd. HR operations. In questo articolo, esploreremo da quali tools è composta la cassetta degli attrezzi di chi si occupa di amministrazione del personale, soffermandoci su quelli più impattanti in ottica di efficienza.
- Gestione delle note spese per le trasferte
Una delle attività più complesse dell’amministrazione del personale è la gestione delle note spese. I dipendenti che viaggiano per lavoro possono accumulare molte spese, tra cui il costo dei biglietti aerei o dei mezzi di trasporto, le spese di vitto e alloggio e le spese di rappresentanza. Per gestire in modo efficiente queste spese, è necessario rendere tecnologico il processo di richiesta di rimborso, al fine di consentire ai dipendenti di compilare le loro spese in modo facile e veloce, e ai responsabili AFC di approvare o rifiutare le spese in modo rapido ed efficiente. Digitalizzare il processo significa anche ottenere funzionalità di reporting avanzate per tenere traccia delle spese per le trasferte e ottimizzare così le politiche di rimborso spese. - Gestione delle presenze e delle richieste
Gestire via e-mail le richieste di permesso o le giornate di ferie delle persone non è sicuramente un modo nè pratico nè sicuro, sopratutto quando l’organico inizia a crescere. Anche qui, digitalizzare il flusso di queste richieste attraverso un applicativo può garantire allo stesso tempo il rispetto delle politiche dell’azienda e della normativa giuslavoristica. - Gestione delle performance
Monitorare la performance del personale è fondamentale per mantenere elevata la produttività aziendale. Per questo è fondamentale gestire il processo di valutazione delle prestazioni dei dipendenti, semplificando la raccolta dei feedback, la definizione degli obiettivi e la valutazione delle performance. Grazie ai dati raccolti, gli HR possono anche identificare le aree di miglioramento per i dipendenti e definire piani di sviluppo personalizzati. - Gestione e misurazione del tempo
Registrare in modo accurato le ore lavorative – ripartite per ordini, clienti o commesse – può aiutare l’azienda a migliorare la pianificazione delle assunzioni o la gestione della turnazione dei dipendenti. Ma anche questa è un’attività difficile da gestire se non attraverso uno strumento digitale: le soluzioni più innovative offrono la possibilità di pianificare i turni e inserire i timesheet assegnandoli a ordini o commesse specifiche, e di integrare tutte queste informazioni direttamente con i software di gestione contabile. - Recruiting
Infine è fondamentale poter gestire l’intero processo di recruiting e on boarding, dalla pubblicazione delle offerte di lavoro alla selezione del candidato, attraverso un’unica soluzione. Alcuni software offrono anche funzionalità di analisi dei dati per identificare le fonti di reclutamento più efficaci e migliorare così il processo di assunzione.
- Gestione delle note spese per le trasferte
In conclusione, adottare una soluzione come Futuhro® consente alle aziende di arricchire la propria cassetta degli attrezzi di tools fondamentali per facilitare molti dei processi burocratici legati all’amministrazione del personale, semplificando il lavoro degli HR e migliorando l’efficienza aziendale.
Grazie a questi strumenti, le aziende potranno dedicare più tempo e attenzione alle proprie persone, offrendo loro un ambiente lavorativo più gratificante e concentrandosi sulla relazione umana.
